5 errori di budget da non commettere quando si investe in un nuovo LMS

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Se hai intenzione di investire in un LMS, il budget è un fattore primario. Con qualsiasi tipo di software o prodotto digitale ci sono costi nascosti, che spesso all’inizio passano inosservati, ma nel tempo possono incidere molto

Non solo cose come le tariffe di hosting, l’hardware e l’onboarding, ma anche alcune funzionalità che potrebbero non essere incluse nel pacchetto base e che quindi dovranno essere pagate separatamente. Ci sono altri fattori che le PMI, in particolare, devono tenere a mente prima di implementare un nuovo LMS. Ecco alcuni errori da non commettere.

1. Sottovalutare gli utenti attivi

Di solito i piani di abbonamento agli LMS prevedono il pagamento per utente. Paghi un importo X fino a un numero Y di utenti: se aggiungi qualcuno al di sopra del limite, paghi un costo aggiuntivo per ogni nuovo utente, ma se la tua base di utenti scende al di sotto del limite, continui a pagare la tariffa di base. E’ importante stimare con precisione il numero di utenti che utilizzerà costantemente l’LMS.

Gli utenti occasionali possono condividere un account ospite per evitare addebiti aggiuntivi. Se la tua base di utenti va troppo al di sotto del limite considera di scegliere un pacchetto più piccolo e più conveniente con un limite di utenti inferiore. Inoltre, verifica la definizione di “utente” del fornitore. Alcuni potrebbero contare tutti coloro che creano un account, mentre altri solo gli utenti attivi.

2. Scegliere il prezzo più basso

Uno degli errori di budget più comuni è prendere in considerazione esclusivamente il prezzo. Chi si occupa degli acquisti potrebbe non avere le competenze necessarie per scegliere l’LMS più adatto e quindi optare per il prodotto più economico. Ma il rischio è poi di finire di spendere in plug-in, prodotti supplementari o supporto tecnico. Il segreto è sapere cosa si vuole ottenere dall’LMS e tenere in considerazione il costo delle diverse funzioni, in modo da scegliere quanto più possibile un prodotto che fin da subito soddisfi le esigenze della tua azienda. 

3. Non avere le idee chiare

Non devi per forza comprare un LMS, non devi averlo perché tutti gli altri ne hanno uno. Se non sai “perché” stai comprando un LMS, stai solo buttando via soldi. Potresti acquistare ad esempio un prodotto sovradimensionato rispetto alle tue esigenze o che al contrario manca di alcune funzionalità indispensabili per il tuo business. Ti consiglio di creare una lista delle cose che vuoi fare con l’LMS e verificare se è uno strumento davvero indispensabile e che, soprattutto, la tua forza lavoro sarà in grado di gestire.

4. Non considerare l’integrazione con gli altri software

Di sicuro il nuovo LMS non è il primo software che acquisterai: avrai già un programma per la gestione delle fatture, delle scadenze, delle buste paga. Devi essere sicuro che il tuo software per la formazione sia compatibile con i sistemi esistenti, compresi il gestionale e il CRM. Altrimenti, finirai per buttare via tutto e spendere ancora più soldi per sostituirlo.

5. Non calcolare i tempi di apprendimento

Un grave errore di budget da evitare quando si investe in un nuovo LMS è non tenere conto del tempo necessario per padroneggiare effettivamente lo strumento. Se il sistema è ricco di funzionalità e completamente personalizzabile, il tuo team avrà bisogno di tempo per imparare ad usarlo al meglio. Ha internamente le competenze e l’esperienza IT necessarie? O dovrà essere affiancato da consulenti esterni che preparino il tuo personale? Questo potrebbe far salire il budget e ritardare la tempistica di lancio.

Conclusioni

Creare un budget LMS a cui attenersi è un delicato equilibrio che ha ben poco a che fare con il prezzo di listino. Ci sono molte altre questioni da considerare prima di finalizzare l’acquisto. Dovrai essere sicuro di ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo e di non essere gravato di costi aggiuntivi. Accertati del numero di utenti che useranno l’LMS, non limitarti a correre al prodotto più economico e abbi ben chiaro il motivo per cui stai acquistando l’LMS, perché ciò influenzerà le funzionalità di cui hai bisogno e che pagherai. Infine, assicurati che il tuo nuovo acquisto sia integrabile con i tuoi software esistenti.

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