Esternalizzare la produzione di contenuti e-learning: pro e contro

Hai deciso: è il momento di partire con il progetto di formazione aziendale in e-learning a cui pensi da tanto. Ma la strada ti sembra già in salita: a chi affidare la realizzazione dei corsi? Meglio fare tutto in casa, con un team interno che però deve essere formato ad hoc per questo lavoro, o affidarsi a un’agenzia di professionisti esterni

Come in tutte le cose della vita, non c’è una risposta assoluta che vada bene per tutti. In questo articolo cercheremo di aiutarti a prendere la scelta migliore per la tua azienda.

I vantaggi dell’outsourcing

E’ innegabile, la produzione di contenuti e-learning può essere un processo complesso e richiede competenze in vari ambiti, tra cui la progettazione didattica, la scrittura, la grafica e la tecnologia. Ci sono quindi dei vantaggi abbastanza evidenti nell’affidare la produzione di questi contenuti al di fuori della propria azienda. Vediamoli insieme.

Competenze specifiche

Hai a tua disposizione non un solo professionista che si dedica al tuo progetto, ma un team di esperti, ognuno in un ambito specifico (instructional design, scrittura, grafica, sviluppo) in grado di assicurare l’adeguata qualità ai tuoi contenuti. Questo è il primo e il più importante vantaggio dell’outsourcing. 

Non è detto che tu non abbia formatori esperti all’interno del tuo team, ma di sicuro chi fa dell’e-learning il suo core business ha più strumenti per costruire l’esperienza formativa ed è, per esempio, sempre aggiornato sulle nuove tendenze e le migliori piattaforme per darti un progetto di alto livello.

Esperienza

Oltre alle competenze, non sottovalutare l’importanza dell’esperienza: professionisti che lavorano da molti anni nell’e-learning, e che hanno visto passare davanti ai loro occhi centinaia di progetti didattici, conoscono i potenziali problemi e sono in grado di utilizzare le precedenti esperienze con altri clienti per aiutare la tua azienda affrontare le sfide più comuni. Che magari a te potrebbero sembrare insormontabili e, invece, se visti dalla giusta prospettiva e con l’adeguata esperienza, possono essere facilmente risolte.

Tempi rapidi

Un’agenzia di e-learning affidabile lavora sicuramente in tempi più rapidi di un team interno, assicurando nella maggior parte dei casi uno standard qualitativo più elevato. L’agenzia di norma lavora su cronoprogrammi ben definiti, e ha la possibilità di suddividere il lavoro su diversi professionisti, il che è di certo un vantaggio se hai bisogno di sviluppare il tuo progetto in tempi rapidi. 

Efficienza dei costi

Può non sembrare così immediato, ma l’esternalizzazione può anche contribuire ad abbassare i costi del progetto di formazione. Sviluppare un progetto elearning internamente, infatti, ha diversi costi, magari meno evidenti, talvolta sommersi, ma non per questo meno alti: i costi di assunzione del personale, i costi per la formazione specializzata, o anche i costi del personale che temporaneamente viene spostato dalla propria mansione principale per dedicarsi all’e-learning.

L’outsourcing risolve tutto ciò, a fronte di una spesa nota e trasparente, e con il vantaggio non da poco della certezza di un risultato di qualità.

I rischi dell’esternalizzazione

Ma siamo proprio sicuri che l’esternalizzazione non abbia anche qualche svantaggio o rischio? I fattori a cui prestare attenzione ci sono, e a nostro parere i punti caldi sono questi:

Contenuti molto tecnici o specifici

Se devi creare dei corsi su prodotti, procedure, macchinari molto specifici, che solo tu conosci, hai ideato o utilizzi, dare il lavoro in outsourcing è un po’ più complicato. Non significa che non si possa fare o che non ci siano comunque dei vantaggi nel farlo, ma il rapporto con l’agenzia dovrà essere molto più stretto, ci dovrà essere molta più reciprocità e coinvolgimento della tua azienda nel lavoro di realizzazione esterna.

Controllo

In generale il rischio dell’esternalizzazione è quello di perdere il controllo sul lavoro che sta facendo l’agenzia. Si parla di controllo dei tempi di realizzazione, dei costi di produzione e anche del controllo sui contenuti stessi. 

In realtà essere sgravati da una serie di incombenze è proprio quello che cerchiamo, ma ricorda che esternalizzare non vuol dire dimenticarsi del progetto e ricordarsene solo alla consegna, salvo poi avere una serie di obiezioni sul lavoro finale. 

Il processo deve essere accompagnato da una serie di incontri sullo stato di avanzamento dei lavori in modo da poter intervenire in itinere e collaborare per ottenere il miglior risultato.

Chiarezza degli accordi

Un punto fondamentale quando si esternalizza è avere fiducia del proprio fornitore e la fiducia nasce da accordi chiari e trasparenti con esso. E’ molto importante chiarire gli obiettivi del progetto in una fase preliminare, spiegare quali output si attendono dal lavoro, in che tempi e con che budget

Domande che ti possono aiutare nella scelta

Prima di scegliere, quindi, fatti le domande giuste, che ti aiuteranno di certo a prendere la decisione migliore.

1. Quali sono i miei obiettivi?

E’ la domanda delle domande, lo diciamo sempre. Cosa ti aspetti dal progetto e-learning? Chi è il pubblico del corso? Qual è l’abilità specifica che vuoi che i tuoi studenti acquisiscano dalla formazione online? Qual è l’ambiente di apprendimento dei tuoi studenti? Le risposte a queste domande ti aiuteranno a determinare gli obiettivi di apprendimento. Questi a loro volta ti aiuteranno a determinare se l’outsourcing dello sviluppo dell’e-Learning è la soluzione giusta per te.

2. Ho già a disposizione un team interno con competenze di formazione e sviluppo?

Se hai a disposizione risorse interne per sviluppare contenuti eLearning o affinare queste competenze specifiche, l’outsourcing potrebbe non essere necessario, in particolar modo se esiste già in azienda un programma di e-learning e si tratta solo di aggiornarlo e ampliarlo.

Qui sta a te valutare, facendo riferimento sicuramente a quegli obiettivi di cui abbiamo parlato sopra: con l’outsourcing sei certo di fare affidamento su professionisti esperti, ma che potrebbero non conoscere al meglio la tua realtà aziendale.

3. Qual è il mio budget?

C’è anche una questione di budget da valutare. Abbiamo detto che l’outsourcing è in genere più conveniente, ma se disponi già di un team interno potrebbe non esserlo. In questi casi elaborare un budget è fondamentale, perchè ti permette di valutare concretamente la sostenibilità dell’esternalizzazione. Potresti pensare anche di esternalizzare solo una parte delle attività.

4. Che tempi ho?

Anche i tempi sono molto importanti, soprattutto negli ambienti di lavoro moderni dove l’apprendimento continuo è un must! Potresti aver bisogno di avere sempre nuovi contenuti molto velocemente. Tieni a mente questo punto non solo quando scegli se esternalizzare o meno, ma anche quando scegli il tuo fornitore: non tutti sono ugualmente affidabili in velocità di esecuzione!

Conclusioni

Esternalizzare la produzione di corsi e-learning aziendali può essere una buona strategia per contenere i costi di realizzazione, contare su tempi brevi di distribuzione ed essere certi di un risultato di qualità. In ogni caso, comunque, bisogna valutare le caratteristiche peculiari della propria azienda per essere certi che l’outsourcing non risulti invece troppo costoso o possa abbassare la qualità del proprio materiale didattico.

Qualsiasi sia la tua scelta, non dimenticare che perché il progetto venga bene devi partire con obiettivi chiari e devi mantenere un controllo costante sul processo di produzione dei tuoi contenuti.