“Immaginate di trovarvi improvvisamente al centro di una crisi aziendale: un errore di compliance ha scatenato una tempesta legale e finanziaria.
Questo è l’incubo che ogni HR e manager vuole evitare. Ecco perché la formazione compliance non è solo una necessità legale, ma una salvaguardia essenziale per la vostra azienda.”
Tutti ne abbiamo sentito parlare e – diciamocelo – la temiamo: è la compliance, quell’insieme di norme e regole che le aziende devono rispettare per operare in modo legale e responsabile.
Se ti occupi di risorse umane, le sfide nella formazione compliance sono molteplici: dal poco coinvolgimento dei lavoratori alle risorse economiche limitate, fino alla poca coerenza dei contenuti. Questi corsi, che coprono argomenti vari e in continua evoluzione normativa, sono fondamentali ma spesso percepiti come un onere.
Il rischio di incorrere in errori è dietro l’angolo, con potenziali costosissime ripercussioni legali, finanziarie e di reputazione per la propria organizzazione. E allora, come creare un piano di formazione compliance proficuo ed efficace? E come può l’e-learning venirci in aiuto?
Gli ambiti della formazione compliance
La formazione sulla conformità aziendale è un programma educativo fondamentale che consente ai dipendenti di familiarizzare con le leggi e i regolamenti pertinenti ai loro ruoli e di garantire la conformità nelle loro attività quotidiane. In genere include codici di condotta e politiche aziendali e incoraggia l’integrazione della conformità nelle loro routine lavorative.
Le normative variano a seconda dei settori e spesso riguardano il modo in cui le aziende trattano le persone, gestiscono i dati e incidono sull’ambiente. La conformità deve ovviamente venire garantita per quanto riguarda la normativa fiscale e tributaria, e il diritto del lavoro, ma anche su altri ambiti molto importanti su cui ci soffermeremo nei prossimi paragrafi.
1) Sicurezza sul lavoro
Il D.Lgs. 81/2008 stabilisce che tutti i lavoratori devono obbligatoriamente ricevere una formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
Questi tipo di formazione deve essere erogata da un soggetto abilitato e si divide in:
- Formazione base, che deve fornire ai lavoratori le conoscenze di base in materia di salute e sicurezza sul lavoro, come ad esempio i rischi principali, le misure di prevenzione e protezione, i diritti e i doveri dei lavoratori.
- Formazione specifica, che deve fornire ai lavoratori le conoscenze specifiche relative al settore di attività in cui operano, come ad esempio i rischi specifici, le misure di prevenzione e protezione, le procedure da adottare in caso di emergenza.
Molti di questi corsi possono essere svolti anche in e-learning, secondo quanto disposto dall’Accordo Stato-Regioni del 7 luglio 2016:
- i corsi di aggiornamento per RSPP/ASPP;
- la formazione di base per RSPP e ASPP (Modulo A dei 3 previsti: A, B, C);
- la formazione generale per i Lavoratori;
- la formazione specifica per i Lavoratori (in attività a basso rischio);
- la formazione dei Dirigenti;
- la formazione dei Datori di lavoro (modulo 1 e 2 di 4 previsti);
- i corsi di aggiornamento (tutte le figure);
- progetti formativi sperimentali regionali (formazione specifica dei Lavoratori e dei Preposti).
2) Responsabilità amministrativa delle aziende (Modello 231)
Il D.Lgs. 231/2001, noto anche come “Decreto 231“, introduce in Italia la responsabilità amministrativa degli enti, che prevede che le persone giuridiche, le società e le associazioni anche prive di personalità giuridica possano essere ritenute responsabili per i reati commessi dai propri dipendenti o collaboratori nell’interesse o a vantaggio dell’ente.
I reati per cui gli enti possono essere ritenuti responsabili sono elencati nell’articolo 25 del Decreto 231, e includono:
- Corruzione
- Frode
- Violazioni di sicurezza
- Abusi sui lavoratori
- Inquinamento ambientale
I corsi 231 interessano tutti i dipendenti dell’azienda, indipendentemente dal loro livello di responsabilità.
3) Privacy
I corsi obbligatori sul tema della Privacy nelle aziende sono quelli previsti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che stabilisce che tutti i dipendenti che trattano dati personali devono ricevere una formazione specifica in materia di privacy.
La formazione obbligatoria in materia di privacy deve essere erogata da un soggetto abilitato e deve riguardare i seguenti argomenti:
- Principi del GDPR: conoscenze di base in materia di privacy, come ad esempio i principi del GDPR, i diritti degli interessati, le misure di sicurezza.
- Trattamento dei dati personali: per trattare i dati personali in modo conforme al GDPR, come ad esempio le modalità di raccolta, conservazione e eliminazione dei dati personali, i diritti degli interessati.
- Gestione dei rischi: per gestire i rischi associati al trattamento dei dati personali, come ad esempio la valutazione del rischio, le misure di mitigazione del rischio.
4) Sicurezza alimentare
Quello della sicurezza alimentare è un ambito più specifico che riguarda solo le aziende coinvolte a vario titolo nel settore alimentare e quindi in qualsiasi fase della produzione, trasformazione, distribuzione, manipolazione, preparazione, somministrazione, vendita di alimenti.
La formazione obbligatoria in materia di sicurezza alimentare deve essere erogata da un soggetto abilitato e deve riguardare i seguenti argomenti:
- Principi di base: conoscenze di base in materia di sicurezza alimentare, come ad esempio i principi della sicurezza alimentare, i rischi alimentari, le misure di controllo.
- Gestione della sicurezza alimentare: per gestire la sicurezza alimentare, come ad esempio l’applicazione dei principi HACCP, la valutazione dei rischi, la gestione dei controlli.
- Pratiche igieniche: conoscenze necessarie per adottare pratiche igieniche corrette, come ad esempio la pulizia, la disinfezione, la gestione dei rifiuti.
Formazione compliance in elearning
Come vediamo da questa breve panoramica, che peraltro non è esaustiva, gli ambiti in cui formare i dipendenti per assicurare la conformità legale della propria azienda sono davvero tanti. Si tratta di ore e ore di formazione: un costo notevole sia in termini economici per l’organizzazione, che in termini di tempo sottratto alla produttività dei dipendenti.
Ecco perché l’e-learning è un’ottima soluzione per i corsi compliance: come sappiamo riduce notevolmente i costi rispetto alla formazione tradizionale in aula (eliminando costi per gli spostamenti, l’affitto delle sale ecc) e permette anche ai lavoratori di ottimizzare i tempi che dedicano alla formazione, dando la possibilità di inserire brevi ma frequenti sessioni formative nella loro quotidianità, a seconda dei loro impegni.
Del resto, economicità e flessibilità sono caratteristiche intrinseche dell’e-learning, che risultano particolarmente importanti quando, come in questo caso, la formazione interessa tutta la forza lavoro.
Un altro tema molto importante è quello della personalizzazione dei percorsi formativi. Dal momento che la formazione cambia a seconda dei ruoli, un LMS – Learning Management System diventa centrale perché permette di integrare materiali didattici di natura diversa e di creare percorsi elearning personalizzati a partire da materiali comuni.
Inoltre l’LMS semplifica l’amministrazione della formazione a livello aziendale consentendo di creare, condividere e monitorare facilmente la formazione. Consente inoltre la gestione centralizzata di gruppi di studenti, assegnazioni di corsi, valutazioni e reporting.
Dal punto di vista legale la modalità e-learning è equiparata a quella in presenza. Le uniche restrizioni si hanno sul tema della sicurezza sul lavoro, ma ormai un’ampia parte anche di questa formazione è erogata e ha valore legale anche in modalità e-learning.