L’onboarding rappresenta una preziosa opportunità di accogliere i nuovi dipendenti aziendali in modo efficace ed efficiente, per garantire il loro successo e quello dell’organizzazione nel lungo termine.
In questo articolo trovi una guida completa all’onboarding aziendale, che spiega cos’è l’onboarding, vantaggi e fasi del processo e come strutturare un buon programma di onboarding, con la possibilità di ricorrere anche al digital onboarding.
Cos’è l’onboarding aziendale?
L’onboarding aziendale è il processo che ha l’obiettivo di far sentire i nuovi dipendenti ben accolti e parte integrante dell’azienda. Questo processo non è limitato al primo giorno di lavoro, ma si estende per un periodo di tempo che può variare da alcune settimane a diversi mesi.
L’onboarding può assumere molte forme e dipende dalle esigenze dell’azienda. Le attività, che possono essere fatte anche in forma di digital onboarding, possono includere l’organizzazione di un tour dell’ufficio, la presentazione dei colleghi, la fornitura di informazioni sulle politiche aziendali e sui benefit offerti.
Per garantire un onboarding efficace, le aziende dovrebbero pianificare in anticipo e coinvolgere tutti i dipartimenti interessati. È importante anche avere una persona dedicata all’onboarding, che possa guidare il nuovo dipendente attraverso il processo e rispondere alle domande.
Perché è importante l’onboarding?
Il processo di onboarding in azienda è importante perché aiuta i nuovi dipendenti a sentirsi a proprio agio nell’ambiente di lavoro e ad acquisire le conoscenze necessarie per svolgere le loro mansioni in modo efficace. Attraverso attività di team building e momenti di socializzazione, si può creare un clima di collaborazione e condivisione che faciliterà il lavoro futuro.
L’onboarding permette di ridurre lo stress e l’ansia del nuovo arrivato, che si trova in una situazione completamente nuova e sconosciuta. Inoltre, un onboarding ben strutturato consente di fornire informazioni fondamentali riguardo le politiche e le procedure dell’azienda, così da evitare eventuali errori o malintesi.
Ma non solo: l’onboarding è anche un’opportunità per creare un senso di appartenenza e di fiducia nei confronti dell’azienda. Il nuovo dipendente si sentirà accolto e supportato fin da subito, e questo contribuirà a motivarlo a dare il massimo nel proprio lavoro.
Quanto dura l’onboarding?
La durata dell’onboarding può variare in base alle esigenze dell’azienda e alla complessità del ruolo del nuovo dipendente. In media, si parla di un periodo che va dalle 2 alle 6 settimane, ma in alcune aziende questo processo può durare anche diversi mesi.
Durante il periodo di onboarding, il nuovo dipendente viene introdotto al team e alla cultura aziendale, viene formato sulle procedure e i processi interni, viene affiancato da un collega più esperto per apprendere le competenze necessarie per svolgere il proprio lavoro e viene supportato nella conoscenza dei software e delle tecnologie utilizzate dall’azienda.
Inoltre, l’onboarding non si limita solo alla fase iniziale dell’assunzione, ma può essere suddiviso in diverse fasi nel corso dei primi mesi di lavoro. Ad esempio, dopo la prima settimana di lavoro potrebbe essere previsto un primo colloquio per verificare lo stato di avanzamento del processo di integrazione o dopo il primo mese potrebbe essere previsto un incontro con il responsabile per valutare come sta andando il periodo di prova.
È importante sottolineare che la durata dell’onboarding non deve essere vista come un costo ma come un investimento nell’efficienza e nella produttività del nuovo dipendente. Un onboarding ben strutturato permette di ridurre il tempo necessario per raggiungere i risultati attesi e di aumentare la fidelizzazione dei dipendenti.
Che cos’è l’induction aziendale?
Spesso i termini onboarding e induction aziendale vengono usati come sinonimi. In realtà, l’induction aziendale è più propriamente una parte dell’onboarding, quella più dedicata a dare il benvenuto al neoassunto e ad aiutarlo familiarizzare con i colleghi e l’ambiente di lavoro. La parola induction significa infatti insediamento o reclutamento.
Durante l’Induction, il nuovo dipendente viene introdotto alla cultura aziendale e ai processi operativi. Viene anche fornita una formazione sulle politiche dell’azienda, sulla sicurezza sul lavoro e sui benefici offerti. Inoltre, vengono presentati i colleghi e i membri del team in cui il nuovo dipendente lavorerà.
Questa fase di integrazione può durare da pochi giorni a diverse settimane, a seconda della posizione e delle responsabilità del nuovo dipendente. Tuttavia, è importante che l’Induction non sia solo una semplice formalità.
Come migliorare l’induction aziendale
Ecco alcuni suggerimenti per migliorare l’induction:
1. Prepara un piano di induction: pianifica in anticipo le attività da svolgere durante l’induction in modo che tutto sia organizzato e strutturato.
2. Coinvolgi i colleghi: chiedi ai colleghi di fare la loro parte nell’accogliere il nuovo dipendente e presentarsi durante la fase di Induction.
3. Fai sentire il nuovo dipendente accolto: assicurati di accogliere il nuovo dipendente con calore e ospitalità per farlo sentire a suo agio.
4. Fornisci una formazione completa: assicurati che il nuovo dipendente abbia tutte le informazioni necessarie sulle politiche dell’azienda e sulla sicurezza sul lavoro.
5. Assicurati che il nuovo dipendente sia seguito e supportato: offri supporto al nuovo dipendente durante l’induction aziendale e oltre, per garantire una transizione fluida.
Come organizzare un buon programma di onboarding
L’onboarding deve essere un processo ben strutturato e pianificato per garantire che il nuovo dipendente si senta accolto e supportato. Ecco alcuni suggerimenti per organizzare un onboarding efficace:
1. Pianificare in anticipo: prima che il nuovo dipendente inizi il lavoro, pianifica il suo onboarding. Questo dovrebbe includere un programma dettagliato di orientamento, la disponibilità di tutte le risorse necessarie e la definizione chiara delle aspettative.
2. Dare il benvenuto al nuovo dipendente: accogliere calorosamente il nuovo dipendente al suo arrivo in azienda è fondamentale per creare un clima positivo. Organizza una breve cerimonia di benvenuto e presentalo ai tuoi colleghi.
3. Fornire informazioni sulle politiche aziendali: spiega le regole della tua azienda, come ad esempio le politiche sulla sicurezza, la privacy, il dress code e l’etichetta.
4. Presentare il team: presentare i membri del team al nuovo dipendente aiuta a creare un senso di appartenenza e lo fa sentire parte del gruppo fin dall’inizio.
5. Fornire training specifici: fornisci formazione specifica sulle attività svolte dal dipendente, sul software utilizzato e sui processi interni dell’azienda.
6. Assegnare un mentore o un tutor: avere qualcuno a cui rivolgersi per le domande o i dubbi è estremamente utile per facilitare l’integrazione del nuovo dipendente all’interno dell’azienda.
7. Fornire feedback: fornisci un feedback costante al nuovo dipendente sul suo lavoro, in modo che possa capire dove migliorare e sentirsi supportato.
Un onboarding efficace richiede tempo e pianificazione, ma i risultati sono tangibili: un nuovo dipendente integrato con successo nella tua azienda sarà più produttivo, motivato e felice.
Come dare il benvenuto a un nuovo collega?
Prima di tutto, è importante comunicare con il nuovo dipendente prima del suo primo giorno in ufficio. Inviagli un’email o una telefonata per fargli sapere che sei entusiasta di averlo a bordo e fornisci tutte le informazioni necessarie sulla data, l’ora e il luogo in cui inizierà l’onboarding.
La prima impressione è quella che conta di più, quindi è importante organizzare un’accoglienza adeguata per il nuovo arrivato. Prima del suo arrivo, si dovrebbe preparare un pacchetto di benvenuto contenente informazioni sulle politiche aziendali, la cultura e la struttura dell’organizzazione. Questa documentazione dovrebbe essere disponibile online in forma di digital onboarding o in forma cartacea.
Il giorno dell’arrivo del nuovo dipendente può essere stressante, e quindi il responsabile delle risorse umane dovrebbe incontrarlo personalmente e presentargli il team e i colleghi con cui lavorerà. Inoltre, il nuovo dipendente dovrebbe fare un tour dell’ufficio, con particolare attenzione alle aree di lavoro e alle aree comuni come la mensa.
Prima di iniziare a lavorare, il nuovo dipendente dovrebbe partecipare a un programma di formazione che gli fornirà le competenze necessarie per svolgere al meglio il proprio lavoro. Questo programma può includere anche una panoramica sull’industria di riferimento dell’azienda.
Infine, è importante tenere in considerazione le esigenze individuali dei nuovi dipendenti. Ogni persona ha bisogni diversi e pertanto l’onboarding dovrebbe essere personalizzato per soddisfare tali esigenze. Ad esempio, se il nuovo dipendente ha bisogno di un particolare software per svolgere il proprio lavoro, il responsabile delle risorse umane dovrebbe assicurarsi che tale software sia disponibile e funzionante.
In sintesi, per presentare un nuovo dipendente in modo efficace, è necessario organizzare un’accoglienza adeguata, fornire le informazioni e la formazione necessarie, presentare il team e i colleghi e personalizzare il processo in base alle esigenze individuali. Seguendo questi semplici passaggi, si può garantire una buona performance del nuovo dipendente e una migliore integrazione nella cultura aziendale.
Quali aspetti si prendono in considerazione nella fase di onboarding?
Vediamo infine quali sono, in sintesi, gli aspetti che devono essere presi in considerazione quando si prepara un programma di onboarding.
Il primo è quello della comunicazione: è importante fornire al nuovo dipendente informazioni chiare e dettagliate sulle politiche dell’azienda, sulle procedure e sui processi interni. Questo può essere fatto attraverso presentazioni, manuali operativi e sessioni di formazione.
Un altro aspetto importante riguarda la socializzazione del nuovo arrivato all’interno dell’ufficio. In questo senso, il manager o il responsabile delle risorse umane dovrebbe presentare il nuovo dipendente a tutto il team e organizzare eventualmente attività di team building o eventi sociali per facilitare l’integrazione.
Inoltre, un elemento cruciale dell’onboarding riguarda la definizione degli obiettivi e delle aspettative del nuovo dipendente. Questo aiuterà a stabilire fin da subito quali sono i compiti da svolgere e quali sono le aspettative dell’azienda nei suoi confronti.
Infine, è essenziale fornire al nuovo arrivato tutte le risorse necessarie per svolgere al meglio il suo lavoro. Ciò include strumenti tecnologici, accesso ai software aziendali e una formazione adeguata su tali strumenti.
In sintesi, quando si parla di onboarding si deve tenere conto di tutti questi aspetti: comunicazione, socializzazione, definizione degli obiettivi e forniture delle risorse. Solo così si può garantire un inserimento efficace del nuovo dipendente all’interno dell’azienda e aumentare la sua produttività a lungo termine.
Si può fare il digital onboarding?
Sempre più spesso, e a ragione, le aziende si avvalgono dell’elearning per compiere una parte del processo di onboarding in azienda.
L’elearning non è solo la soluzione più conveniente, ma è anche coinvolgente grazie all’interattività ed efficace grazie alla strategia del microlearning, l’organizzazione delle informazioni in brevi moduli formativi, che hanno il vantaggio di essere utilizzabili velocemente anche al momento del bisogno.
E inoltre, anche se la conoscenza dei colleghi e l’assegnazione di un mentore o tutor non possono che essere fatti di persona, il digital onboarding dà la possibilità al neoassunto di seguire in autonomia alcuni moduli formativi e ottenere così informazioni preziose anche prima di iniziare a lavorare, rendendo il processo di onboarding ancora più fluido e piacevole.