Come si misura e si aumenta il ROI della formazione in e-learning?

Quando si parla di formazione, e in particolar modo di formazione in e-learning, la tendenza purtroppo ancora molto diffusa è quella di considerarla un costo più che un investimento. 

Non è sempre facile scardinare questi preconcetti, ma ci possono venire in aiuto degli indicatori oggettivi che ci diano informazioni precise e, soprattutto, misurabili in termini economici, sulle performance dei nostri programmi di formazione: in questo articolo parliamo in particolare di ROI dell’e-learning. 

Che cos’è il ROI dell’e-learning

Il ROI dell’e-learning è il calcolo del ritorno dell’investimento della formazione e-learning, cioè il calcolo dei benefici e del valore maturato, rispetto ai costi sostenuti per lo sviluppo dei corsi e la loro diffusione. Fornisce una giustificazione finanziaria dell’investimento e valuta i vantaggi monetari dell’erogazione di programmi di formazione online e ibridi.

La formula con cui calcolare il ROI è relativamente semplice:

ROI (%) = [(Benefici – Costi) : Costi] x 100

La difficoltà, semmai, sta nell’attribuire un valore economico ad alcuni costi o benefici, come l’aumento della soddisfazione dei dipendenti o del senso di appartenenza all’azienda. Inoltre, il ROI dell’e-learning può variare a seconda, ad esempio, del tipo di e-learning implementato, del pubblico di destinazione e degli obiettivi di apprendimento. 

Ma andiamo per gradi: cerchiamo di capire innanzitutto quali sono i costi e i benefici della formazione e-learning.

I costi dell’e-learning

Quanto è costato alla tua azienda realizzare un programma di e-learning?

Ci sono almeno tre tipi di costi da tener presente:

1 – Costi legati all’LMS: in generale, i costi di un LMS possono essere suddivisi in due categorie:

• Costi iniziali, che includono la licenza del software, e la configurazione.
• Costi ricorrenti, che includono le tariffe di abbonamento, la manutenzione e il supporto.

L’entità dell’investimento può variare molto a seconda di alcuni fattori, come:

• La tipologia di LMS adottato: gli LMS open source sono gratuiti, ma possono richiedere competenze tecniche per la configurazione e la gestione. Gli LMS SaaS sono ospitati dal fornitore e sono accessibili tramite un browser web.
• Il numero di utenti: la maggior parte dei fornitori di LMS addebita una tariffa in base al numero di utenti.
• Le funzionalità: alcune funzionalità avanzate, come la personalizzazione, l’analisi dei dati e l’integrazione con altri sistemi, possono comportare costi aggiuntivi.

2- Costi per la realizzazione dei contenuti: in generale, i costi di sviluppo di un corso di e-learning possono essere suddivisi in due categorie:

• Costi di progettazione, che includono la ricerca, la pianificazione e la creazione di un progetto per il corso.
• Costi di sviluppo, che includono la creazione dei contenuti, la progettazione grafica e l’implementazione del corso.

Anche in questo caso i costi possono essere molto diversi a seconda di  alcuni fattori come:

• Il tipo di corso: i corsi che richiedono l’utilizzo di risorse multimediali, come video, audio e interattività, saranno più costosi dei corsi che si basano principalmente su testo e immagini.
• La durata del corso.

3- Costi del personale: a seconda del progetto, i costi del personale possono essere molto diversi. Se viene sviluppato internamente all’azienda saranno ovviamente più alti (anche se si ridurranno quelli relativi allo sviluppo); viceversa, se il progetto viene esternalizzato i costi del personale interno saranno notevolmente ridotti.

Un altro gruppo di costi – insidiosi – da tenere a mente è quello dei costi nascosti, come la formazione LMS, lo scaling degli utenti, la manutenzione della piattaforma o l’aggiornamento della tecnologia, i costi del supporto tecnico e così via.  Sono i costi di cui ci si dimentica spesso nella fase di avvio, ma che poi pesano sulla gestione del progetto.

I benefici dell’e-learning

Passando adesso ai benefici, vediamo prima di tutto il più evidente e a cui è più facile attribuire un valore economico:

1. Riduzione dei costi della formazione, rispetto soprattutto alla formazione in presenza. I vantaggi principali sono: 

• l’eliminazione delle spese di viaggio o trasferta;
• la riduzione dei costi di infrastruttura;
• nessuna necessità di formatori personali;
• risparmio di tempo.

 

Più difficile invece quantificare economicamente altri vantaggi, che comunque si rivelano fondamentali per l’azienda:

1. Scalabilità e coerenza nell’erogazione della formazione: l’apprendimento a distanza offre la possibilità di fornire formazione digitale su qualsiasi scala o dimensione, che si tratti di un’azienda con 10 o 10.000 dipendenti. Ciò significa che tutti i dipendenti possono ricevere la stessa formazione su alcune materie di base (Sicurezza e prevenzione degli infortuni, 231, privacy, procedure aziendali…), ma possono anche facilmente seguire piani personalizzati, grazie alla modularità di questo tipo di formazione.

1. Miglioramento dei tassi di miglioramento dell’apprendimento: questo è forse uno dei vantaggi più importanti, ed quello a cui puntano maggiormente le aziende. L’e-learning aiuta le organizzazioni a colmare il gap di competenze, a promuovere iniziative di upskilling e reskilling e a migliorare le prestazioni dei dipendenti. 
2. Aumento della soddisfazione dei dipendenti: la modalità di apprendimento flessibile è solitamente molto apprezzata dai lavoratori, che si sentono così più soddisfatti e maggiormente coinvolti in azienda.

Come calcolare il ROI dell’e-learning

Ora che abbiamo chiarito quali sono i costi e i benefici del nostro progetto di formazione, per calcolare concretamente il ROI, è necessario costruire un piano di raccolta e analisi dei dati finalizzato al calcolo. 

Il senso è quello di raccogliere dati prima e dopo il programma, per calcolare il reale impatto della formazione, che possa essere poi convertito, come abbiamo già accennato, in termini monetari.

I dati da raccogliere possono riguardare:

• le reazioni degli studenti al contenuto,
• la valutazione delle conoscenze acquisite, 
• l’applicazione delle conoscenze acquisite nella pratica.

Sarà importante assegnare un valore monetario a ciascun risultato collegato al programma di formazione, ad esempio prestazioni, tempo e qualità, per valutarne l’impatto. Lo stesso deve essere fatto anche con i benefici immateriali, come un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, una migliore immagine del brand tra i dipendenti, risorse più qualificate, ecc.

Aumentare il ROI di un progetto e-learning

Inoltre, come abbiamo detto all’inizio, il ROI può variare a seconda di alcune caratteristiche del progetto di e-learning. Ecco quindi alcuni fattori da tenere sotto controllo, per aumentare il ritorno dell’investimento:

• Valutare i bisogni e gli obiettivi dell’organizzazione: se non abbiamo chiaro di cosa abbiamo bisogno e di cosa vogliamo ottenere dalla formazione, come possiamo poi valutarla? Ecco che la definizione dei goal diventa fondamentale per poter davvero attribuire un valore al progetto.
• Scegliere il tipo giusto di e-learning: Esistono diversi tipi di e-learning, tra cui corsi online, webinar, e-book e video. È importante selezionare il tipo di e-learning che meglio soddisfa le esigenze dell’organizzazione e del pubblico di destinazione.
• Creare contenuti di alta qualità: non tutti i contenuti sono uguali, devono essere di alta qualità e coinvolgenti per garantire l’apprendimento degli studenti. L’utilizzo della gamification, di simulazioni basate su scenari e l’attenzione all’ apprendimento mobile-friendly e in movimento, sono tre spunti per una formazione e-learning di qualità.
• Monitorare i risultati: come abbiamo visto, senza il monitoraggio e la misurazione dei risultati – fasi che spesso vengono tralasciate dalle aziende – non è possibile calcolare il ROI di un progetto di formazione.